一場(chǎng)席卷全球的金融危機(jī)，讓很多企業(yè)開(kāi)始重新審視自身的成本支出。一些能夠有效縮減成本、提升工作效率的外包服務(wù)逐漸受到企業(yè)的歡迎。文件外包服務(wù)便是其中之一。

    不容忽視的辦公成本

    研究機(jī)構(gòu)對(duì)美國(guó)５００家大型企業(yè)的一項(xiàng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)：８３％的公司認(rèn)為，文件對(duì)核心業(yè)務(wù)非常重要：從市場(chǎng)部的產(chǎn)品目錄、直郵資料，到財(cái)務(wù)部的付款通知以及設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門的用戶手冊(cè)、技術(shù)資料等等。調(diào)查顯示，企業(yè)在文件方面的運(yùn)營(yíng)處理花費(fèi)占據(jù)了公司整體營(yíng)業(yè)額的１％－３％。然而，９０％的ＣＩＯ或ＣＦＯ并不清楚公司在文件方面的具體花費(fèi)，打印、復(fù)印等文件處理的消耗成為企業(yè)成本中未經(jīng)審核的最后“堡壘”。

    富士施樂(lè)株式會(huì)社日本和亞太區(qū)全球服務(wù)業(yè)務(wù)總裁岡野正樹(shù)近日在京表示，將文件業(yè)務(wù)外包，可以幫助公司從繁雜的文件處理及相關(guān)硬件設(shè)備的管理和維護(hù)中擺脫出來(lái)，將節(jié)省的人力、精力和成本投入到自身的核心業(yè)務(wù)中。

    數(shù)據(jù)顯示，采用文件外包服務(wù)后，客戶的文件支出成本有可能減少１０％－３０％。前不久，寶潔公司與富士施樂(lè)／施樂(lè)簽署了為期５年的文印外包服務(wù)，預(yù)計(jì)能將辦公成本降低２０％—２５％，年耗電量將節(jié)�。常埃ィ�年用紙量將節(jié)�。玻埃ァ�３０％。

　　從“擁有者”到“使用者”

    通常，一個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門，都各自擁有并管理著很多設(shè)備，負(fù)責(zé)這些設(shè)備的采購(gòu)、維修、耗材，甚至要考慮每臺(tái)機(jī)器應(yīng)該放在哪里等，這必然會(huì)造成不同程度上的資源浪費(fèi)，又給各部門增加設(shè)備管理的負(fù)擔(dān)。 

    岡野正樹(shù)表示，將打印業(yè)務(wù)外包后，專業(yè)公司將代替這些企業(yè)管理設(shè)備，提供更為優(yōu)化的輸出環(huán)境，使企業(yè)從設(shè)備的“擁有者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆褂谜摺�。其結(jié)果是，不僅提高了企業(yè)資產(chǎn)利用率，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備的統(tǒng)一管理和制度化，還使企業(yè)有了進(jìn)一步降低成本的空間。同時(shí)，因?yàn)橛袑�業(yè)的打印服務(wù)商提供服務(wù)，打印設(shè)備的維護(hù)和故障的及時(shí)清除會(huì)比以往更加快捷。

    但是，如何才能確保客戶從“擁有者”到“使用者”角色的順利互換？據(jù)岡野正樹(shù)介紹，根據(jù)富士施樂(lè)的實(shí)踐和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，在為客戶實(shí)施全球服務(wù)（文件外包服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)）之前，專業(yè)人員會(huì)先了解客戶的需求，再通過(guò)精益六西格瑪理論對(duì)客戶的辦公環(huán)境、文件管理流程進(jìn)行評(píng)估，同時(shí)傾聽(tīng)客戶的意見(jiàn)，全面細(xì)致地了解客戶運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況。通過(guò)調(diào)查評(píng)估，公司將根據(jù)不同的客戶量身訂制不同的文件管理服務(wù)，配置最優(yōu)化的設(shè)備組合并改善文件管理流程。

    文件外包將快速起飛

    去年，富士施樂(lè)全球營(yíng)業(yè)額達(dá)到１００億美元，在富士施樂(lè)（中國(guó)）有限公司去年全部銷售額中，全球服務(wù)占到９％。雖然這一比例不高，但富士施樂(lè)株式會(huì)社副總裁、富士施樂(lè)（中國(guó)）有限公司總裁徐正剛說(shuō)，“這部分業(yè)務(wù)增長(zhǎng)迅速，預(yù)計(jì)未來(lái)會(huì)有兩位數(shù)的增長(zhǎng)。”

    全球知名咨詢公司Ｇａｒｔｎｅｒ的一項(xiàng)調(diào)研報(bào)告顯示，到２０１０年文件輸出設(shè)備管理服務(wù)，將呈現(xiàn)兩位數(shù)的增長(zhǎng)，從２００７年的３７．５８億美元增長(zhǎng)到至少４１億美元。而就目前的歐美市場(chǎng)而言，辦公設(shè)備銷售已經(jīng)出現(xiàn)下滑，而服務(wù)業(yè)務(wù)卻在快速增長(zhǎng)。徐正剛坦言，如果一個(gè)企業(yè)只賣硬件而不做服務(wù)，早晚是要死掉的，從產(chǎn)品銷售向服務(wù)轉(zhuǎn)變只是一個(gè)時(shí)間問(wèn)題。 

    據(jù)國(guó)際外包協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)，世界５００強(qiáng)中有８５％采用部分或者全部文件服務(wù)外包，降低文件處理成本，提高工作效率，從而使企業(yè)的資源集中到核心業(yè)務(wù)上來(lái)。而在中國(guó)，這一領(lǐng)域的發(fā)展還處于起步階段。但在徐正剛看來(lái)，中國(guó)市場(chǎng)雖然比較特別，客戶群的組成也更為復(fù)雜，但高端產(chǎn)品每年的增長(zhǎng)卻非常迅速，這為公司的全球服務(wù)提供了增長(zhǎng)機(jī)會(huì)。（辛明）